Demersul a inclus și crearea unei platforme electronice prin intermediul căreia toți cei interesați pot formula propuneri de investiții publice în anumite domenii sau își pot exprima opinia, votând inițiativele deja prezentate pe pagina web dedicată. De asemenea, site-ul oficial al CJ Dolj a fost modernizat și peste 120.000 de dosare cu acte din arhiva instituției sunt scanate și transpuse în format digital, pentru ca informațiile să poată fi puse mai ușor la dispoziția solicitanților.
„Acest demers reprezintă un început pentru tot ceea ce înseamnă digitizare, tehnici noi și apropierea de cetățean. Astăzi, avem un prim rezultat al acestui proiect, mai exact un nou portal, un nou site pentru Consiliul Județean, dar și o platformă care face posibilă ca obținerea unor acte administrative de către solicitanți să se realizeze online, iar procedurile de depunere să fie la îndemâna oricui, conturându-se astfel și o apropiere între administrația județeană și cetățeni.
Este un efort care s-a derulat pe o perioadă de 28 de luni și care a presupus activități de digitalizare și arhivare electronică a peste 93.000 de dosare provenite de la toate direcțiile CJ, număr care va fi acum suplimentat cu alte 30.000 de dosare.
De asemenea, prin intermediul portalului web, doljenii au posibilitatea de a depune și obține online o serie de documente, de la certificate de urbanism la cereri pentru eliberarea de documente din arhivă, urmând ca, în viitorul apropiat, să poată fi emise și autorizații de construire. În acest mod, beneficiarii – fie că sunt rezidenți în județ, fie că sunt plecați în altă țară – pot să solicite aceste acte, iar Consiliul Județean poate să le emită fără ca persoanele respective să se mai deplaseze la sediu, cu celebrul dosar cu șină și plic cu timbru.
În plus, punem la dispoziția doljenilor un sistem de colectare a propunerilor și de votare a proiectelor pe care administrația le propune, dar și a inițiativelor venite din partea cetățenilor. În acest mod, vom avea o consultare online pentru fiecare demers major sau chiar pentru bugetul județului nostru.
Site-ul modernizat al Consiliului Județean a devenit de acum ușor de accesat de către persoanele cu dizabilități și este disponibil în 5 limbi de circulație internațională. Ne plasăm între primele instituții din țară, atât prin numărul de acte administrative pe care le vom emite în format electronic, cât și prin accesul direct pe care îl vor avea persoanele la informații. Așa cum spuneam, acesta este doar începutul, pentru că prin acest proces de digitalizare vor trece toate instituțiile din subordinea CJ“, a precizat președintele Consiliului Județean Dolj, Cosmin Vasile.
La rândul său, directorul Direcției Imagine și Coordonare Instituții Subordonate, Larisa Răducan, a declarat: „Lansarea noului website al Consiliului Județean și a portalului de servicii electronice simplifică dialogul dintre cetățean și instituție, prin instrumentele care îi sunt puse la dispoziție utilizatorului, fie că ne referim la implicarea în dezbateri și consultări publice, la retrodigitalizare, la obținerea unor documente online și multe altele, care se află azi la doar un click distanță.
Astfel, administrația județeană se aliniază administrațiilor europene, venind în sprijinul cetățeanului, într-un moment care ne demonstrează cât de necesare sunt aceste măsuri și mă refer la pandemia COVID-19, care a schimbat modul de desfășurare a interacțiunilor umane și profesionale.
Direcția Imagine, prin Biroul Informatică, s-a implicat, alături de celelalte direcții ale instituției, în inițierea și derularea acestui proiect, având ca motivație simplificarea procedurilor birocratice, îmbunătățirea accesului la informații sau propunerea unei interfețe prietenoase, indiferent de dispozitivul folosit în accesarea site-ului CJ.
Am convingerea că pașii pe care îi facem prin aceste măsuri de dezvoltare sunt absolut necesari implementării unei e-guvernări la nivel local și că acest proiect va fi un model de întărire a capacității administrative a Consiliului Județean și un exemplu de bună practică.“
Proiectul „Simplificarea Procedurilor prin Eficientizare și Digitalizare la Consiliul Județean“, cu o valoare totală de 2,3 milioane de lei, este implementat cu finanțare europeană obținută în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă. Principalele componente ale demersului au inclus:
- realizarea platformei electronice pentru consultare publică în vederea inițierii unor proiecte majore;
- crearea portalului web pentru depunerea și obținerea online a unei întregi serii de documente;
- scanarea și arhivarea electronică a 93.300 de dosare, număr suplimentat ulterior cu alte 30.000 de dosare, ca urmare a economiilor realizate în decursul implementării;
- dezvoltarea unor aplicații electronice pentru evaluare, managementul intern și administrarea documentelor emise în format electronic;
- modernizarea site-ului CJ Dolj, inclusiv cu elemente de accesibilitate pentru persoanele cu dizabilități;
- instruirea personalului instituției, în vederea exploatării și administrării sistemelor implementate.
Prin intermediul platformei eportal.cjdolj.ro, cetățenii interesați pot solicita, obține sau depune următoarele documente:
- certificate de urbanism
- avize pentru certificate de urbanism
- înștiințare privind începerea lucrărilor de construire/ desființare
- înștiințare privind terminarea lucrărilor de construire/ desființare
- cerere de eliberare a documentelor de urbanism din arhivă (duplicate)
- prelungiri ale valabilității certificatelor de urbanism
- prelungiri ale valabilității autorizațiilor de construire/ desființare
- cerere de sistare a lucrărilor
- avize de oportunitate
- avize pe documentații de urbanism
- certificat de edificare a construcției
- acord prealabil pentru executarea de lucrări în zona drumurilor județene.